Pernahkah Anda menghabiskan waktu hampir satu jam hanya untuk membuat satu Surat Penawaran Harga (Quotation)? Mulai dari mencari template lama, mengisi detail satu per satu, lalu pusing mengecek ulang jangan sampai ada salah ketik harga atau nama klien.
Tugas ini, meskipun penting, seringkali terasa repetitif dan membosankan.
Bayangkan jika Anda bisa mengubah proses berjam-jam itu menjadi hanya 5 menit. Mustahil? Tidak lagi. Dengan strategi yang tepat, AI seperti ChatGPT atau Gemini bisa menjadi asisten super cepat Anda untuk membuat dokumen ini.
Kuncinya bukan hanya pada AI, tetapi pada kombinasi Template Cerdas + Prompt yang Tepat. Mari kita bedah caranya.
Langkah 1: Siapkan "Template Cerdas" Anda
Pertama, kita siapkan fondasinya. Ini adalah template surat penawaran yang akan kita gunakan berulang kali. Template ini berisi "kode" atau placeholder seperti [Nama Klien] yang nantinya akan diisi secara otomatis oleh AI.
Salin (copy) template di bawah ini dan simpan di file Txt atau Google Docs Anda.
📝 Template Surat Penawaran Harga:
[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Perusahaan Anda]
[Kontak Perusahaan Anda]
Nomor Penawaran: [Nomor Penawaran]
Tanggal: [Tanggal Hari Ini]
Kepada Yth.
[Nama Klien]
[Jabatan Klien]
[Nama Perusahaan Klien]
[Alamat Klien]
Perihal: Penawaran Harga [Nama Produk/Jasa]
Dengan hormat,
Terima kasih atas kepercayaan yang telah Bapak/Ibu berikan kepada [Nama Perusahaan Anda]. Menindaklanjuti diskusi kita sebelumnya, bersama ini kami sampaikan penawaran harga untuk produk/jasa sebagai berikut:
| No. | Deskripsi Produk/Jasa | Kuantitas | Harga Satuan (Rp) | Jumlah (Rp) |
[DETAIL PRODUK DALAM FORMAT TABEL]
[DETAIL PRODUK DALAM FORMAT TABEL]
**Syarat dan Ketentuan:**
- Harga di atas [sudah/belum] termasuk PPN 11%.
- Pembayaran: [Sistem Pembayaran, misal: DP 50% di awal, 50% setelah selesai].
- Waktu Pengiriman/Pengerjaan: [Estimasi Waktu].
- Penawaran ini berlaku hingga [Tanggal Kadaluarsa Penawaran].
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerjasama dengan Bapak/Ibu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]
Langkah 2: Kumpulkan Detail Penting
Setiap kali Anda ingin membuat penawaran baru, Anda hanya perlu menyiapkan informasi kuncinya.
Contoh:
- Klien: Bpk. Rian, Manajer Pengadaan, PT. Cipta Karya.
- Produk: 10 unit Laptop Core i5, 5 unit Printer All-in-One.
- Harga: Laptop @ Rp 8.000.000, Printer @ Rp 3.000.000.
- Nomor Penawaran: Q-2026/01/001.
- Info Tambahan: Harga sudah termasuk PPN, DP 50%, pengerjaan 7 hari kerja.
Langkah 3: Gunakan "Prompt Ajaib" di ChatGPT
Sekarang bagian terbaiknya. Buka ChatGPT, lalu salin (copy) dan tempel (paste) seluruh prompt di bawah ini. Ganti informasi di dalamnya sesuai dengan detail yang sudah Anda siapkan di Langkah 2.
🤖 Prompt Ajaib untuk Membuat Penawaran:
Tugasmu adalah membuat Surat Penawaran Harga profesional.
Gunakan template yang saya berikan di bawah ini, dan isi semua bagian yang ditandai dengan kurung siku [...] menggunakan informasi yang saya sediakan.
**[INFORMASI UNTUK DIISI]**
- Nama Klien: Bapak Rian
- Jabatan Klien: Manajer Pengadaan
- Perusahaan Klien: PT. Cipta Karya
- Alamat Klien: Jl. Industri No. 123, Jakarta
- Produk/Jasa: Pengadaan Laptop dan Printer
- Detail Produk:
1. Laptop Core i5, Kuantitas: 10, Harga Satuan: 8.000.000
2. Printer All-in-One, Kuantitas: 5, Harga Satuan: 3.000.000
- Nomor Penawaran: Q-2026/01/001
- Sistem Pembayaran: DP 50% di awal, 50% setelah barang diterima.
- Estimasi Waktu: 7 hari kerja setelah DP diterima.
- Info Pajak: Harga sudah termasuk PPN 11%.
- Info Perusahaan Saya: PT. Solusi Cerdas, Jl. Teknologi No. 45, Jakarta, info@solusicerdas.com.
- Nama Saya: Dwi Kurniawan, Sales Executive.
Buatkan juga bagian [DETAIL PRODUK DALAM FORMAT TABEL] dengan rapi, lengkap dengan kolom "Jumlah".
**[TEMPLATE SURAT]**
[Tempel seluruh template dari Langkah 1 di sini]
Hasilnya: Surat Penawaran Profesional dalam Sekejap!
Setelah Anda menekan "Enter", AI akan memproses perintah Anda dan menghasilkan surat penawaran yang sudah terisi lengkap dan rapi, siap untuk Anda salin ke Microsoft Word atau Google Docs, lalu dikonversi ke PDF.
Proses yang tadinya 30-60 menit, kini selesai dalam 5 menit saja!
💡 Tips Pro untuk Hasil Maksimal Simpan Prompt Anda:
- Simpan "Prompt Ajaib" di atas sebagai catatan. Lain kali, Anda hanya perlu mengganti bagian [INFORMASI UNTUK DIISI].
- Periksa Kembali: Selalu periksa ulang hasil dari AI, terutama angka dan nama, sebelum mengirimkannya ke klien. Anggap AI sebagai asisten, bukan pengganti Anda.
- Minta Variasi: Anda bisa menambahkan perintah seperti "Gunakan gaya bahasa yang lebih formal" atau "Tambahkan satu paragraf yang menonjolkan keunggulan produk kami".
Kesimpulan: Bekerja Lebih Cerdas, Bukan Lebih Keras
Membuat surat penawaran kini bukan lagi tugas yang menyita waktu. Dengan sistem Template + Prompt ini, Anda bisa fokus pada hal yang lebih penting: menjalin hubungan baik dengan klien.
Ini hanyalah salah satu contoh kecil bagaimana AI bisa mengotomatiskan tugas administrasi Anda. Untuk melihat gambaran yang lebih besar dan panduan lengkap tentang bagaimana AI bisa menjadi asisten cerdas Anda, pastikan Anda membaca artikel pilar kami.
➡️ Baca Selanjutnya: Panduan Lengkap AI untuk Karyawan Kantoran (Dari Nol Sampai Bisa Kerja Cerdas)